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O Programa das Nações Unidas para o Meio Ambiente (PNUMA) é a principal autoridade ambiental global que define a agenda ambiental global, promove a implementação coerente da dimensão ambiental do desenvolvimento sustentável dentro do sistema das Nações Unidas e serve como um defensor autoritário do meio ambiente global. Seu mandato é coordenar o desenvolvimento de consenso de política ambiental, mantendo o meio ambiente global sob revisão e trazendo questões emergentes à atenção dos governos e da comunidade internacional para ação. O Escritório da América Latina e do Caribe (LACO) do PNUMA, localizado na Cidade do Panamá, trabalha em estreita colaboração com os 33 países da região e suas atividades estão integradas à Estratégia de Médio Prazo e ao Programa de Trabalho aprovado pela Assembleia das Nações Unidas para o Meio Ambiente (UNEA). O Escritório do País do PNUMA no Brasil é um parceiro-chave de desenvolvimento do governo brasileiro e apoia instituições nacionais e subnacionais do setor público e privado e a sociedade civil para alcançar uma sociedade mais sustentável e inclusiva, criando uma nova relação entre as pessoas e a natureza, e entre o crescimento econômico e a sustentabilidade ambiental. Sob a orientação geral do Representante do Escritório do PNUMA no Brasil, o titular fornece suporte às operações operacionais, administrativas, financeiras, de viagens, de compras e de recursos humanos, realizando uma variedade de processos administrativos e operacionais padrão, garantindo alta qualidade e precisão do trabalho. O Assistente do Programa promove uma abordagem orientada para o cliente, qualidade e resultados, garantindo a consistência com as regras e regulamentos do PNUMA. O Assistente do Programa trabalhará com a seção administrativa do escritório do UNEP Brasil, sob a supervisão do Representante do Escritório do PNUMA no Brasil e estará estacionado no Escritório do PNUMA no Brasil em Brasília. O titular trabalhará de segunda a sexta-feira, 40 horas por semana, em tempo integral. O consultor Assistente do Programa contribuirá para as rotinas e processos administrativos gerais da seguinte forma: Administrativo: - Contribuir para operações e serviços logísticos. - Contribuir para a manutenção do escritório. - Fornecer informações administrativas para reuniões, conferências, workshops, retiros. - Monitorar ativos de escritório e material de papelaria, incluindo manutenção da lista de estoque de artigos de papelaria, distribuição de papelaria conforme exigido pela equipe e manutenção de um registro de distribuição - Manutenção do sistema de arquivamento garantindo a custódia de materiais confidenciais. - Participação em treinamentos e reuniões para a equipe de operações/projetos sobre administração. - Acompanhamento de prazos, compromissos assumidos, ações tomadas e coordenação de Coleta e envio dos relatórios ao chefe da unidade. - Manutenção do calendário do Representante, contatos com visitantes, organização de compromissos e reuniões, atuando como intérprete quando necessário e/ou tomando atas. - Contribuir para a preparação e finalização de traduções informais. - Gerenciamento das missões do Representante e cronograma de representação. - Facilitar o fluxo de informações/comunicação entre o Representante e outras Unidades dentro e fora do escritório. - Coordenação do fluxo de informações no escritório, acompanhamento dos arquivos de circulação. - Executar outras tarefas administrativas relevantes conforme necessário. Recursos Humanos: - Em consulta com os gerentes de contratação, certifique-se de que os termos de referência e os critérios e responsabilidades de avaliação de vagas de emprego estejam alinhados com as regras e regulamentos do PNUMA. - Colabore na preparação de relatórios de status de recrutamento para uso pela administração. - Colabore na resolução de questões e desafios relacionados ao RH, conduzindo a pesquisa necessária e a descoberta de fatos e preparando rascunhos e documentação relacionada para revisão pelo Supervisor. Financeiro: - Processar relatórios de despesas de acordo com as regras e regulamentos. - Contribuir na preparação do orçamento, fornecimento de informações para auditoria. - Solicitar e registrar reembolsos na ferramenta de planejamento de recursos empresariais (ERP) da ONU. - Processar pagamentos para serviços contratados e bens adquiridos, mantendo a precisão e a pontualidade. - Contribuir com a preparação de relatórios financeiros dos projetos. Viagem: - Colaborar com os membros da equipe e parceiros sobre direitos, políticas e procedimentos sobre viagens oficiais de acordo com as regras e regulamentos que regem. - Calcular passagens aéreas e construir itinerários de acordo com as regras e regulamentos da ONU. - Colaborar com a agência de viagens contratada em itinerários complexos e emissão de passagens. - Calcular e registrar direitos de montante fixo. - Solicitar e registrar reembolsos na ferramenta de planejamento de recursos empresariais (ERP) da ONU. - Processar relatórios de despesas de acordo com as regras e regulamentos, quando aplicável. - Contribuir para questões relacionadas a viagens para os membros da equipe, na plataforma ERP de recursos corporativos. - Executar Outros deveres relevantes, conforme necessário. Aquisição: - Avaliar solicitações de Aquisição de Baixo Valor para garantir a adequação das especificações técnicas e buscar esclarecimentos. - Preparar uma variedade de documentos relacionados à aquisição, contratos, comunicações, instruções, relatórios, etc. - Fornecer orientações claras e precisas sobre as diretrizes de aquisição aos solicitantes internos - Garantir que todos os processos de aquisição estejam em conformidade com as diretrizes de compras. - Construir um relacionamento estratégico com os fornecedores para um objetivo de longo prazo de compra - com o objetivo de minimizar o custo dos suprimentos. - Garantir que todos os documentos de aquisição sejam arquivados e que os registros estejam atualizados. - Execute outras tarefas relevantes conforme necessário.
ACADÊMICO: - É necessário diploma universitário em Negócios, Administração, Relações Internacionais, Economia, Contabilidade, Biologia, Ciências Naturais, Química ou área relacionada. PROFISSIONAL: - É necessário um mínimo de 3 (três) anos de experiência relevante em serviços administrativos, financeiros ou administrativos de programas. - É desejável experiência de trabalho anterior dentro do Sistema da ONU. - O conhecimento das regras e procedimentos do PNUMA é desejável. - O conhecimento do Umoja SAP é desejável.