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Realizar tarefas financeiras e administrativas em matéria de compras, coletar, calcular e preparar estimativas de custos, realizar pesquisa de fornecedores e preparar contratos e auxiliar no monitoramento de sua execução.
Preparar e processar transações no sistema de planejamento de recursos institucionais, incluindo contratos, solicitações de viagem, ordens de compra, requisições de compra e autorizações de pagamento externas.
Auxiliar na preparação e realização das reuniões e eventos, o que inclui o processamento de ações administrativas no sistema de planejamento de recursos institucionais, a preparação e distribuição de cartas-convite, agendas, programas e outros materiais, a preparação das instalações e equipamentos nos locais de reunião, os procedimentos de viagem, a elaboração de estimativas ordinárias de custos e a prestação de apoio e informações aos participantes sobre questões básicas
Realizar as operações necessárias para que se possa autorizar despesas e efetuar desembolsos.
Preparar contribuições, gerar relatórios e extrair e compilar dados para apoiar o uso ideal do orçamento e a preparação da documentação relacionada ao programa e orçamento e ao plano de trabalho.
Garantir a manutenção, acessibilidade e eficiência dos sistemas de arquivo da unidade de trabalho. Coletar, consolidar e apresentar informações / dados sobre tópicos específicos.
Manter-se atualizado sobre a evolução das regras, regulamentos, políticas, procedimentos e diretrizes administrativas e compartilhar informações com o pessoal, fornecendo esclarecimentos adicionais, sempre que necessário. Fornecer orientação aos funcionários menos experientes, conforme exigido pelas regras e procedimentos de trabalho aplicáveis.
Realizar e/ou coordenar outras tarefas administrativas gerais, como as relacionadas a registros de atendimento e licença, espaços de escritório, registro, inventário e aquisições.
Estudos secundários completos.
Um mínimo de cinco anos de experiência profissional em tarefas de administração geral e suporte de escritório. Experiência de trabalho com um sistema de planejamento de recursos institucionais.
Excelente domínio do português como língua de destino e de uma língua oficial da Organização (espanhol ou inglês).