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Prestar apoio logístico na organização de conferências, workshops e retiros (reservas de sala, materiais, etc.).
Apoiar na administração do petty cash, processando reembolsos e mantendo registros simples de acordo com os procedimentos.
Manter e arquivar a documentação física e digital da unidade, seguindo os protocolos de confidencialidade estabelecidos.
Auxiliar na manutenção e armazenamento adequado dos equipamentos de escritório.
Manter listas de inventário atualizadas e apoiar a equipe durante as verificações físicas periódicas.
Registrar a movimentação de equipamentos, garantindo que os formulários apropriados sejam preenchidos.
Monitoramento cuidadoso da movimentação de equipamentos dentro da área de responsabilidade.
Implementação de um sistema de gestão e contabilidade de equipamentos para todos os equipamentos e propriedades administrados pelo escritório, de acordo com a política de equipamentos do UNOPS.
Administrar o recebimento de bens e equipamentos para o escritório, inspeção e elaboração de relatórios.
Processar autorizações de viagem e solicitações de reembolso no sistema UNOPS, garantindo que toda a documentação necessária esteja anexada.
Monitorar a prestação de serviços como limpeza e segurança, e comunicar qualquer incidente ao supervisor. Servir como ponto de contato para solicitações de manutenção do escritório e ajudar a coordenar os serviços necessários.
Diploma de ensino médio é obrigatório;
É desejável possuir graduação em administração, gestão pública e áreas correlatas.
Mínimo de 3 anos de experiência administrativa/operacional em serviços administrativos gerais ou de apoio a operações.
É necessária experiência com as ferramentas básicas do Google Suite (Gmail, Google Docs, Google Sheets e Google Slides) ou do Pacote Office (Word, Excel, Powerpoint), e conhecimento em planilhas e pacotes de banco de dados.
Será considerada uma vantagem a experiência em organizações internacionais, em especial agências das Nações Unidas.
É necessária fluência total em português (leitura, escrita e fala).
Requer-se leitura, escrita e comunicação oral em nível intermediário em espanhol.
É desejável conhecimento intermediário de inglês.